Ketika anda ingin mencetak dokumen di ms word dengan jumlah yang banyak maka anda perlu membuat mail merge di microsoft word yang anda gunakan, tujuanya ialah untuk membantu anda dalam mengerjakan banyak data dalam kurun waktu yang lebih singkat, bayangkan saja jika misal anda ingin membuat undangan untuk 1000 orang misalnya, berapa format lembar dokument yang diperlukan untuk membuatnya belum lagi waktu yang dibutuhkan. Tapi jika anda menggunakan fungsi mail merge anda bisa meringkas pekerjaan itu hanya dengan beberapa settingan tambahan untuk membuat mail merge.
Di dunia pekerjaan terutama bagian administrasi perkantoran paling sering menggunakan mail merge untuk menyelesaikan pekerjaan yang mempunyai format yang sama dalam penyusunannya, misalnya ; ketika ingin membuat surat untuk semua karyawan, atau ketika ingin membuat surat untuk semua siswa/orang tua wali siswa dalam dunia pendidikan, atau jika ingin membuat surat yang ditujukan ke lebih dari 2 orang dengan format yang sama, atau jika ingin membuat undangan warga, dan banyak keperluan lain yang bisa dikerjakan menggunakan fungsi mail merge di ms word.
1. Untuk membuat mail merge di microsoft word, anda harus menyiapkan/mengetik format yang akan dimasukkan ke dalam format mail merge, misal seperti ini
2. Selanjutnya setelah selesai simpan dengan nama, semisal “undangan”. Dan Kemudian klik tab menu Mailings.
3. Pada bagian ribbon kelompok Start Mail Merge klik icon menu Start Mail Merge.
4. Kemudian pilih Step by Step Mail Merge Wizard.
5. Pada kotak dialog yang muncul, pilih Letters pada bagian Select document type. Kemudian klik Next : Starting document.
6. Pada step yang selanjutnya, pilih Use the current document, klik Next.
7. Pada Step yang ketiga ini kita akan membuat sumber data (data source) untuk mail merge. Sumber data kita adalah sebagai berikut :
Pilih Type a new list kemudian klik teks Create. Kemudian klik Next : Write your letter.
8. Pada kotak dialog yang muncul, judul dari kolom tidak sesuai dengan dokumen induk kita. Klik tombol Customize Columns, kemudian pilih Field Name yang akan diganti, klik tombol Rename.
9. Ketikkan Nama pada Change field name. Setelah selesai klik tombol OK. Lakukan hal yang sama untuk field yang lain.
10. Untuk menghapus field yang tidak digunakan, pilih field yang akan dihapus, klik tombol Delete, kemudian klik Yes. Lakukan untuk menghapus field yang lain.
11. Kemudian klik tombol OK, dan mulailah mengisikan datanya. Untuk menambah data yang baru klik tombol New Entry
12. Setelah semua data diinput, klik tombol OK.
13. Kemudian tentukan tempat penyimpanan, dan ketikkan nama data sourcenya adalah 123. Kemudian klik tombol Save.
14. Kemudian klik Next : Write your letter. Pada kotak dialog yang muncul, letakkan kursor di sebelah field nama, kemudian klik More Item, Pilih field Nama, kemudian klik Insert. Lakukan untuk memasukkan field yang lainnya.
15. Klik tombol Next : Preview your letter.
16. dan untuk mengakhiri klik tombol Next : Complete the merge
Selanjutnya anda bisa mengedit data mail merge di ms word atau bisa langsung mengeprint mail merge dari lembar kerja microsoft word.