Virtual office atau kantor virtual sekarang sudah ada dimana-mana, termasuk di kota-kota besar di Indonesia. Misalnya saja virtual office di jakarta, virtual office di bandung, virtual office di semarang dan di beberapa kota besar lainnya. Lalu apa sebenarnya pengertian dari virtual office itu sendiri ?
Pengertian Virtual Officevirtual office adalah sebuah "ruang kerja" yang berlokasi di dunia internet dengan kata lain tidak mempunyai kantor real, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki "fisik" lokasi usaha. Kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online, dengan begitu para karyawan untuk bekerja bisa dari lokasi manapun dengan menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet tanpa harus datang ke kantor atau dengan kata lain pekerjaan bisa di remote.
Layanan Komunikasi Kantor Virtual
- Resepsionis Jarak Jauh - Sebuah tim pekerja kantor virtual bekerja menggunakan teknologi Telepon Integrasi dengan perangkat lunak Komputer untuk menggantikan resepsionis tradisional.
- Gedung Kantor Virtual - kantor virtual memberi Anda untuk memiliki kantor nyata di kota pilihan Anda, agar dapat digunakan untuk bertatap muka, rapat, pertemuan dengan karyawan lain atau relasi.
- Layanan Jawab / call center beroperasi dari lokasi terpusat untuk tujuan menerima dan mengirimkan sejumlah besar permintaan melalui telepon. Layanan telepon kantor virtual menjembatani kesenjangan antara Anda dan klien.
- Kotak suara adalah teknologi yang menyimpan pesan suara elektronik.
- Asisten Virtual - Sebuah asisten virtual sering kali merupakan sekretaris bagi yang bekerja dari rumah, yang jarang bertemu atau bertatap muka dengan klien.
Layanan Ruang Kantor Virtual
- Alamat Profesional - Sebuah bangunan bergengsi untuk digunakan sebagai alamat bisnis.
- Alamat surat - Alamat profesional dapat digunakan untuk menerima, mengirim surat tanpa konotasi dari sebuah PO Box.
- Resepsionis – Tenaga Resepsionis sebagai ”wakil” untuk menerima dan menandatangani paket atau dokumen.
- Live Resepsionis Virtual - Sebuah layanan menjawab virtual adalah sebuah sistem otomatis dengan resepsionis virtual hidup. Ini jenis layanan dapat dinikmati tanpa membeli peralatan mahal.
- Bisnis Meeting Space - Penggunaan ruang pertemuan sesuai dengan permintaan (per jam, harian atau mingguan) untuk melakukan pertemuan atau rapat.
- Sebuah kantor layanan lengkap virtual akan menyediakan internet broadband, fax, fotokopi, printer, fitur telepon tingkat lanjut, conference call, video conferencing, lobi / ruang tunggu dan dapur.
Manfaat dari Virtual Office
Efesiensi waktu ; jelas dengan adanya kantor virtual / virtual office kita tidak terpaku bekerja di satu tempat dengan jam-jam tertentu, sehingga mengurangi waktu yang tidak begitu perlu seperti waktu untuk perjalanan menuju ke kantor, dan lain sebagainya.
Efisiensi tempat ; dengan virtual office anda tidak perlu memerlukan tempat untuk menjalankan bisnis anda, karena semuanya sudah tertata melalui virtual office.
Menghemat Biaya Pengeluaran ; yang jelas ini yang menjadi keunggulan dan manfaat yang sangat terasa bagi para pebisnis yang menjalankan bisnisnya melalui virtual office, karena dengan begitu kita bisa mengehemat biaya gedung (sewa/milik sendiri), maintentence, listrik, tranport dan biaya-biaya lain yang ada pada kantor konvensional yang real/nyata.